新入社員におすすめするOneNoteですべてを記録

今日から仕事開始という新社会人の方、たくさんいらっしゃるのではないでしょうか。これから業務を通じていろいろなことを考え、実際に取り組み、さまざまな経験をして、一つ一つステップアップしていくことでしょう。がんばりましょうね。私も明日から初心に戻って一年間頑張るぞと気合を入れています。

まずは仕事を覚える、というところから始めることになるのだと思いますが、ここで活躍するのがノート。一度言われたことを二度と聞き返さなくていいように、ノートを取るのが普通です。きっと指導係のような先輩にノートをとるように言われるでしょう。余談ですが、わたしは打ち合わせなどでノートを持たない人を信用しません。たいていそんな人に限って、打ち合わせ事項を忘れたり、教えたことが身につかず何度も同じことを聞いてくるものです。

さて、このように、仕事はノートとともにスタートするのですが、時間がたつとノートも増え、管理・参照も大変になってきます。1年間の学校生活のノート程度でしたら数が知れていますが、会社はもう少し長期的に務めることになるでしょうから、それなりの数になります。

さらに、固定された机を持たせないオフィスもあると聞きますので、荷物を増やすのもあまり得策ではないでしょう。

この問題の解決に役に立つと考えているのが表題のOne Noteです。ではOneNoteを紹介します。

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OneNoteとはどんなものか

One Noteとは、WordやExcelと同じように、マイクロソフトのOfficeにはいったソフトで、デジタルノートです。文字を打ち込んだり、手書きで文字や絵を加えたりしてノートがとれます。ノートブック、セクション、ページという括りがあり、これらで整理して、紙のノートを一つのソフトで何冊も持つというイメージです。WordやExcelは編集後必ず保存しなければ作業した内容が消えてしまいますが、このOneNoteは自動で保存してくれるため、作業内容が消えてしまうことがありません。この点わたしはめちゃくちゃ気に入っています。せっせとWordやExcelで作業した後、これらのソフトがフリーズし、半日分の仕事が飛んだ…などの苦い経験があるためです。

単なるメモ張にとどまらない秀逸な機能

さらにいくつかおすすめの機能をお知らせします。これらを活用すると、同じ時間でもっとたくさんの仕事ができるようになるでしょう。

豊富なテンプレート

各ページを作成するときに、既に準備されているテンプレートを活用することができます。これに沿って必要な情報を加えていくと、綺麗に情報をまとめることができます。プロジェクトの概要をまとめるもの、会議の議事録をまとめるものなど仕事で使えるテンプレートもすでに準備されており、手書きやWordでの作成より早く、綺麗にまとめることができます。

また、新入社員の研修向けのテンプレートも公開されています。使わないと損ですね。

マイクロソフトのページへ

ファイルの保存

パソコンを使って仕事をしていくと、沢山のファイルが出来上がります。また、修正に修正を重ねていくというような作業が加われば、修正途中段階のファイルが山のようにできたりもします。こうなるとファイルの管理自身が余計な仕事となってしまいます。ここは注力ポイントではないのにです。

こんな時、OneNoteが生きます。ファイルをNote上にドラッグアンドドロップするだけで、Note内にファイルを保存することができるのです。最新版のファイルのみを保存しておいたり、修正の履歴をメモしながら修正版のファイルを保存しておくなどの使い方ができます。

数年後に前の仕事の内容をベースに新しいことに取り組む、ということも会社では生じます。正直ひと月もすれば前の案件で何をやったか、何を考えたか忘れてしまいますので、きちんと作業をNoteに取っておくことができれば、次のとりかかりも楽になります。

関係者との情報の共有

もう一つ忘れてはいけないおいしい機能があります。一つのNoteをプロジェクトの関係者と共有できることです。

共有サーバーなどにOneNoteを作り、メンバーはこのファイルにアクセスするだけで、同じ内容を見ることができます。また同時に編集することもできます。多人数でNoteを作り上げていくこともできるわけです。

プロジェクト内の連絡事項の伝達にも使えますし、各メンバーが業務の状況を書き込んでいけば、仕事の進み具合をみんなで共有しながら取り組むこともできますね。

 

情報の持ち歩き、次の世代への伝授も思いのまま

最後に、デジタルノートならではの特徴を。紙のノートは何冊も持ち歩けませんが、OneNoteであれば、1年分でも10年分でも、30年分でも情報を持ち歩けます。これは紙のノートに対する圧倒的なアドバンテージです。サーバーが壊れてデータを喪失してしまった、というような悲劇がなければ、あなたが退職するときも、新入社員時のノートにすぐアクセスできます。またあなたの仕事がすべて記録されているわけですし、共有も簡単なので、後輩や新しくプロジェクトに加わるメンバーに仕事を教えることになったとしても、情報やノウハウの伝達が容易です。

どうでしょう。決してマイクロソフトの回し者ではありませんが、OneNote使えると思いませんか。下のリンク先のようなマニュアルも豊富にあります。

使い始めるならば区切りのいい今日だと思います!うまく活用して、たくさんいい仕事をして、豊かな人生を送ってください!残業残業で仕事に追われる生き方はだめですよ。